Anwendertest: Mit Leichtigkeit zu gesetzeskonformen Arbeitszeitnachweisen

Weingarten, 15.06.2015. Die Erfassung der Arbeitszeit ist kann oftmals zu einer Herausforderung für jeden Betrieb werden, solange dies manuell geschieht. Ungenauigkeiten, Fehler und Missverständnisse sind sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ärgerlich. Im Zuge des neuen Mindestlohngesetzes ist eine genaue Arbeitszeiterfassung für die Lohnabrechnung jedoch wichtiger als je zuvor. Dies erkannte auch Felix Ruetz, Gesellschafter der Haussmann GmbH & Co. KG und suchte ein Telematik-System, welches seinem Unternehmen hierbei helfen konnte .

Liegt der Verantwortungsbereich eines Unternehmens außerhalb von Transportaufträgen, so wird Telematik oftmals schnell als unnötig abgetan. Gerade Handwerksunternehmen und Servicedienstleister im Allgemeinen erkennen häufig nicht den Wert, den Telematik-Lösungen außerhalb der Transport-Branche bieten. Dass Ihnen dadurch entscheidende Wettbewerbsvorteile vorenthalten bleiben, ist dadurch zumeist gar nicht bewusst. Nicht so bei der Haussmann GmbH & Co. KG: Im Wesentlichen suchten wir ein System, welches die Lohnabrechnung in unserem Unternehmen optimiert. Es kam in der Vergangenheit immer mal wieder zu Unstimmigkeiten, die zeitaufwendig geklärt werden müssen", erklärt, Felix Ruetz.

Ein Name, der Türen öffnet

In dem Bewusstsein, dass Telematik weit mehr bieten kann als reine Positionsbestimmung, schaute er sich im Markt um und landete bei TomTom Telematics. Die Einführung des Systems erfolgte bereits im Jahr 2013. Dem voran ging eine Testp hase, in der zwei Fahrzeuge über einen Zeitraum von zwei Monaten mit der Lösung ausgestattet waren. Doch es gab auch ein weiteres Telematik-System, welches kurz getestet wurde. "Schon alleine von den Funktionen her konnte uns dieses System nicht überzeugen. Wir entschieden uns daher und auch aufgrund der Tatsache, dass wir Vertrauen in die Marke TomTom setzten, für deren Lösung", kommentiert Ruetz.

Nun galt es für TomTom Telematics, die Zuversicht des Anwenders zu belohnen. Bei manchen Anbietern kann dies bereits während der Installation Probleme bereiten. Bei TomTom war dies jedoch nicht der Fall. So berichtet Ruetz von einer "unkomplizierten und schnellen" Einbauphase durch einen Vertragspartner von TomTom Telematics. Installiert wurden Geräte der Serien TomTom LINK 410 und 510. Eine kleine Herausforderung bei der Einführung des Systems entstand an ganz anderer Stelle. So zeigte sich Missmut bei einigen Mitarbeitern bezüglich der neuen Technologie. Noch immer wird Telematik teilweise mit Überwachung verbunden und zuweilen misstrauisch betrachtet. Hier galt es also für Aufklärung zu sorgen, die Vorteile  des Systems zu erklären und Vorurteile aus der Welt zu schaffen. Oftmals hilft hier die Telematik an sich, den Mitarbeitern vor Augen zu führen, dass derartige Systeme letztlich den Arbeitsalltag erheblich erleichtern - so auch bei der Haussmann GmbH & Co. KG. Da die Mitarbeiter im Außendienst durch die Lösung auch keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand haben bzw. sogar weniger als zuvor, waren sämtliche Bedenken schnell aus dem Weg geräumt. Weiterhin ging Felix Ruetz sehr offen mit seinen Mitarbeitern bei der Einführung des Systems. Doch nicht nur hier muss sich ein Telematik-System beweisen.
 
Tester:
Haussmann GmbH & Co. KG

Kerngeschäft:
Verputzung, Trockenbau, Gerüstbau

Fuhrpark:
ca. 35 Fahrzeuge/ 65 Mitarbeiter

Wirkungskreis:
Region Wieberach, Konstanz, Bregenz

Anforderungsprofil des Anwenders:
Die Arbeitszeiterfassung sollte vereinheitlicht und automatisiert werden, um Missverständnisse zu vermeiden und die Lohnabrechnung zu vereinfachen. Auch der Nachweispflicht im Zuge des Mindestlohngesetzes musste mit dem Telematik-System leichter nachgekommen werden können.
 
 
"Total intuitive" Bedienbarkeit von WEBFLEET

Die Bedienung und Auswertung der Daten erfolgte über das bekannte WEBFLEET-Webportal. Auch hier gelang es TomTom, beim Anwender zu punkten. So lobt Ruetz die Bedienbarkeit des Systems und spricht von einer "total intuitiven" Bedienoberfläche mit kurzer Eingewöhnungsphase. Der unkomplizierte Einstieg in die Lösung von TomTom ist hier auch dem Service zu verdanken. Ansprechpartner für alle Fragen zum Telematik-System ist Herr Manfred Waespy, welcher als Vertragspartner von TomTom Telematics agiert. Er war es auch, der den Einbau verantwortete und Herrn Ruetz an ein Modul heranführte , welches die Arbeitszeiterfassung noch weiter vereinfachen sollte.

Fehlerfrei vom Fahrzeug in die Abrechnung

Die Mitarbeiter der Haussmann GmbH & Co. KG melden sich zu Arbeitsbeginn in ihrem Fahrzeug an und die Erfassung der Arbeitszeit beginnt. Meldet sich der Mitarbeiter am Ende seines Abreitstages im Fahrzeug ab, ist der Tag systemisch erfasst. Über das Modul von Herrn Waespy wird zudem automatisch die Pausenzeit abgezogen, sodass die Lohnabrechnung direkt verwertbare Daten erhält. Wann und in welcher Form die Auswertungen erstellt werden können lässt sich in WEBFLEET einfach einstellen. Bei der Haussmann GmbH & Co. KG werden alle Auswertungen täglich und vollautomatisch direkt an die Lohnabrechnung geschickt, was wiederum weiteren Arbeitsaufwand erspart .Doch nicht nur die reine Zeit wird erfasst: Für die Zentrale ist auch genau einsehbar, welche Touren mit jedem Fahrzeug gefahren wurden. Somit wird auch die Auftragsabwicklung grob dokumentiert und k ann als Nachweis verwendet werden.

Vorteil für Kunden, Zentrale und Fahrer

Ein genaues Auftragsmanagement ist bei der Haussmann GmbH & Co. KG, welche im Bereich der Verputzung, dem Gerüstbau und dem allgemeinen Trockenbau aktiv ist, auch nicht nötig gewesen, sagt Gesellschafter Felix Ruetz.  Wohl aber profitiert man von dem Wissen, wo jeder Fahrer zurzeit ist. "Innerhalb weniger Sekunden können wir Kunden sagen, wo unser Mitarbeiter gerade ist und wann er voraussichtlich ankommen wird. Auch unsere Mitarbeiter selbst können wir anhand dieser Werte bei der Wegfindung unterstützen. Das kommt zwar selten vor, hat sich jedoch bereits als hilfreich erwiesen", kommentiert Ruetz.
 
 
Fazit

Felix Ruetz zeigt sich durchweg zufrieden mit dem System und resümiert seine Erfahrungen mit der Aussage, dass er sich auch heute wieder für TomTom Telematics entscheiden würde. Auch weitere technische Hilfsmittel sind geplant - so überlegt er d erzeit, die Lösung mit einigen Navigationssystemen von TomTom zu ergänzen. "Bei Mitarbeitern, die mehrere Wochen auf der gleichen Baustelle verbringen ist das zwar nicht notwendig, aber das ist nicht immer so. Bei ständig wechselnden Auftragsorten kann ein Navigationssystem sicherlich eine Hilfe darstellen", so Ruetz. Diese sollen dann ebenfalls über TomTom bezogen werden und den Arbeitsalltag noch weiter erleichtern.

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