Anwendertest: Höchstmögliche Flexibilität bei der papierlosen Auftragsbearbeitung

Hamburg, 18.04.2016 (msc). Viele Logistikunternehmen arbeiten heutzutage mit verschiedenen Subunternehmen und Fahrern, die nicht fest angestellt sind, die vielleicht auch nur gelegentlich fahren, mal ein halbes Jahr gar keinen Auftrag übernehmen und dann wieder mehrere nacheinander. Von ihnen wird Flexibilität erwartet. Diese Flexibilität sollten aber auch die verschiedensten Büro-Bereiche mitmachen und damit auch die Systeme, die sie technisch unterstützen. Die Lösung heißt also: Telematik, aber bitte den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst - und nach Möglichkeit auch in Verbindung mit ber eits vorhandener firmeneigener Technik. Dann kann ein Resultat herauskommen, das nicht nur Erleichterungen für das Unternehmen bringt, sondern auch für dessen Kunden.

Die 1987 gegründete IN tIME Express Logistik GmbH mit Sitz im niedersächsischen Isernhagen verfügt über ihren Verbund mit ausgewählten und qualifizierten Subunternehmern und dem eigenen Fuhrpark über insgesamt  3000 Fahrzeuge. IN tIME unternimmt europaweit Sonderfahrten, ist quasi ein Taxi für Güter, so beschreibt es Eckhard Schaede, Leiter EDV und Prokurist. Mit Telematik sind die Isernhagener vertraut, seit 1998 sind die Fahrzeuge mit Bordcomputern ausgerüstet, drei Generationen von ihnen habe man mittlerweile verbaut, sagt Schaede. Nun aber arbeite man auch mit einigen Subunternehmen, bei denen es nicht lohne, extra ein System einzubauen. Daher habe man bisher mit den Fahrern, die auf flexibler Basis für IN tIME fahren, per SMS kommuniziert. Damit sollte nun aber auch Schluss sein. 

Neue App ohne Wechsel auf andere Smartphones

In Büren in Nordrhein-Westfalen wurde man fündig: Bei mobileObjects gab es bereits eine App, die nun genau auf die Bedürfnisse von IN tIME angepasst wurde. Wichtig war für das Logistikunternehmen neben einer übersichtlichen Darstellung und Mehrsprachigkeit, dass mit der App Aufträge übermittelt werden können, Rückmeldungen durch den Fahrer möglich sind, Ortungsmeldungen erfolgen und die App sowohl mit iOS als auch Android nutzbar ist. Die Fahrer sollten ihre vorhandenen Geräte dafür nutzen können. Außerdem wurde ein flexibles Pay-per-use-System für die Abrechnung umgesetzt. Nur wenn ein Fahrer tatsächlich einen Auftrag fährt entstehen Kosten für die Nutzung des System bzw. der App.

Die SMS hat ausgedient

Die bisherige Methode, Aufträge und Informationen per SMS an die Fahrer zu übermitteln, die nicht regelmäßig für inTIME arbeiten, wollte das Unternehmen nicht weiter verfolgen. Tr otz Flatrate habe der Versand doch gekostet, berichtet Schaede. "SMS kostet Geld." Außerdem kommt immer mal etwas bei den Aufträgen dazwischen, es muss umdisponiert werden, zwei statt drei Paletten sollen transportiert werden, und für jede neue Information wurde eine neue SMS versandt, bis schließlich ein "Wust an SMS" beim Fahrer aufgelaufen war, so schildert Schaede die Probleme mit der bisherigen Technik. Außerdem ist bei der SMS die Zeichenanzahl begrenzt. "Das ist alles unübersichtlich", sagt Schaede. "Und wir können die Fahrer nicht orten." Diese müssten dann in regelmäßigen Abständen ihrerseits eine SMS schicken, die dann in der Firmenzentrale ins System eingearbeitet wird.
 
Tester: IN tIME Express Logistik GmbH

Kerngeschäft: Sonder-/Kurierfahrten von Produktionsteilen für die Automobilindustrie, sowie Dokumente, Ersatzteile für Maschinen aller Art, sperrige Güter, medizinische Proben, Gefahrgüter

Fuhrpark: 88 einsatzbereite F ahrzeuge im eigenen Fuhrpark sowie 3000 angebundene Fahrzeuge von Subunternehmern

Wirkungskreis: europaweit

Anforderungsprofil des Anwenders: Der Kunde wünschte sich eine mehrsprachige Lösung für die Nutzung auf dem Smartphone (für iOS und Android), über die Aufträge und Informationen an Fahrer übermittelt werden können und eine Ortung von Fahrer und Gütern möglich ist. Die Abrechnung sollte über ein flexibles Pay-per-use-Konzept realisiert werden.
 

Wertvoller Informationsaustausch

Mit der neuen App läuft nun alles vollautomatisch, jede Minute laufen Ortungsmeldungen ein. Ob beispielsweise ein Fahrer auf dem falschen Weg ist oder Verspätung hat, wird nun übersichtlich durch ein Signal angezeigt. In der Zentrale kann umgehend eingegriffen werden, falls der Fahrer ein falsches Ziel in sein Navigationsgerät eingegeben haben sollte oder gerade in einen Stau geraten ist. "Das ist ein Qualitätssprung", findet Schaede. Man sei nicht mehr so fehleranfällig, alles sei übersichtlicher geworden. Auch eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit sei nun möglich, auch gegenüber den Kunden. Für diese ergibt sich ebenfalls ein Vorteil: Sie können über das Portal ihre Sendung verfolgen und genau erkennen, wo sich diese gerade befindet. Die Fahrer erhalten die Daten zur nächsten Route, sobald sie den Auftrag erhalten haben. Dem geht ein Anruf durch IN tIME voraus. Auch das in die App integrierte Abrechnungsmodul ist wichtig für die Logistiker, ebenso wie die Mehrsprachigkeit. Neben Deutsch und Englisch "beherrscht" die App auch mehrere osteuropäische Sprachen wie etwa Polnisch und Rumänisch. Weitere lassen sich einfach hinzufügen. An zusätzlichen auf das Unternehmen abgestimmten Funktionen zur Aufnahme von Bildern arbeiten IN tIME und mobileObjects gemeinsam. Bereits jetzt können zu den Aufträgen Bilder hinzugefügt werden.

Schnelle Eingewöhnung mit der App

Das Arbeiten mit der Ap p habe den Fahrern zumeist keine Probleme bereitet, berichtet Schaede. Diejenigen, die schon vorher mit dem Smartphone und Apps vertraut waren, hätten sich sehr schnell zurechtgefunden. Zudem habe es auch eine Anleitung mit Bildern gegeben, um die Funktionsweise zu erläutern. "Grundsätzlich ist das sehr komfortabel", findet Schaede. Viele Fahrer hätten auch komplett ohne Anleitung mit der App arbeiten können.

...und wenn doch mal was ist

Mit der Betreuung durch mobileObjects ist man in Isernhagen sehr zufrieden. Es gab einen festen Ansprechpartner für Fragen, und auch mit den Entwicklern selbst konnten die Niedersachsen sprechen. So konnten gemeinsam Lösungen gefunden werden, wenn etwas für die speziellen Bedürfnisse von IN tIME umprogrammiert werden musste. Gleich zu Beginn konnte das Unternehmen so Wünsche äußern und schauen, was passt und welche Funktionen man nicht verwenden möchte. So konnte dies gleich in die Software integriert werden. Durch die individuelle Lösung ist es auch nicht nötig, über das Webportal von mobileObjects zu navigieren, sondern es kann über die Schnittstelle die eigene Software genutzt werden.
 
Fazit

Inzwischen sind 1100 Fahrer für die App freigeschaltet, 700 arbeiten aktiv damit, erzählt Schaede. Noch seien viele Fahrzeuge mit dem Bordcomputer ausgerüstet. Davon will sich das Unternehmen aber nach und nach verabschieden. Das Ziel ist, so viele Fahrer wie möglich für die App freizuschalten. Mit ihr ergibt sich für IN tIME und die Fahrer die höchstmögliche Flexibilität und ein papierloser Ablauf der Fahrten.

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